Поговорим о том, как освободить время для жизни.
Исследования нейрофизиологов и психологов из Гарварда показывают, что человек может запоминать до семи задач. А эффективно работать можно с еще меньшим количеством.
Сейчас нашу память и ум постоянно бомбардируют задачами, новостями и другой информацией. В результате предпринимателям и сотрудникам компаний трудно расставлять приоритеты, падает продуктивность, появляется прокрастинация, нарастает стресс.
Многие команды и бизнесы постоянно живут в режиме тушения пожаров. Система Getting Things Done (GTD) поможет выбраться из-под завалов задач и перестать создавать новые пожары на работе.
Разберемся, как это работает и как применять.
GTD — метод управления не только рабочими задачами, но и всей жизнью. Метод отлично подходит для планирования личных задач. Согласитесь, это логично, ведь все сферы нашей жизни взаимосвязаны.
Часто название переводят как «привести дела в порядок», но точнее использовать «довести до конца». Изобрел метод Дэвид Аллен. В 2001 году он издал свой бестселлер «Как привести дела в порядок». Там собраны техники для автоматизации рутины и уменьшения временных потерь.
Ключевое понятие в философии Аллена — обязательства. Нарушение обязательств перед собой или другими становится источником негатива и выгорания.
Методология Аллена поможет:
- увидеть обязательства, понять, в чем состоит проблема или задача;
- подобрать оптимальный способ выполнения задачи;
- найти критерии, которые показывают, что дело сделано (они не всегда очевидны);
- построить систему напоминаний о важных задачах.
Еще одна идея Аллена прозвучит неожиданно. Он предлагает использовать мозг не для хранения идей, а только для их генерирования. Письменность уже изобрели. Используйте ее вместо того, чтобы запоминать огромные количества информации.
Также читайте статью: Самые популярные и востребованные профессии на фрилансе
Научная основа и принцип действия метода GTD
Теперь посмотрим, как работает метод GTD. Группа ученых из Брюсселя (Франсис Хайлиген и Клемент Видаль) опубликовала работу по методу Аллена. Самое ценное GTD — возможность спокойно и продуктивно работать даже при большой загрузке и постоянном потоке новых задач.
Чтобы добиться этого, максимум информации выгружают в надежную внешнюю память, а сознание фокусируется на том, что нужно делать здесь и сейчас.
Основные правила сортировки дел по GTD:
- задачи, которые занимают меньше 2 минут работы, выполняются сразу;
- дела, на которые требуется больше времени, обязательно разбивайте на несколько мелких подзадач;
- если дела невозможно декомпозировать, их делегируют либо откладывают, при этом крупные задачи заносят в календарь или лист ожидания.
Практические рекомендации, которые помогут освободить голову и снизить стресс
Максимально используйте внешние носители информации
Все, что требует вашего внимания нужно переносить за пределы памяти и создания. Это может быть таблица в Google, блокнот, приложение в смартфоне.
Причина в ограничениях краткосрочной памяти. Длительное хранение данных в памяти истощает нейроны.
По мнению Хайлигена и Видаля, мозг распознает структурные закономерности информации, затем, на основе выводов формируются побуждения к действию. В интенсивном потоке информации возникает проблема. Такие побуждения и мотивы начинают сбивать друг друга, конфликтовать. А это ведет к стрессу, снижению мыслительной активности.
Если не держать в голове всю информацию, стресса из-за сбивающих сценариев поведения просто не будет.
Формулируйте задачу так, чтобы сразу было понятно, что нужно сделать
Удивительно, как часто мы запутываемся в собственных записях. Пометки о делах не всегда просто понять. Неизвестно откуда берутся «текст Андрей», «встреча Ольга презентация». Приходится очень долго вспоминать, что действительно нужно сделать.
Отсюда вторая рекомендация. Записывайте задачи четко, чтобы не приходилось вспоминать, что именно нужно делать.
Например «Написать текст для Андрея», «Встретиться с Ольгой и презентовать ей услуги». В результате никакого напряжения и стресса. Вспомните, сколько раз вы нервничали, когда не могли что-то вспомнить. Не создавайте такие ситуации!
Записывайте задачи четко.
Обязательно учитывайте контекст задач
Методология GTD учитывает и условия работы. Очевидно, что задача будет выполнена лучше и быстрее, если у человека есть нужный ресурс. Ставя задачу, помните о контексте и условиях. Если ситуация против выполнения работы, корректируйте планы.
Также по GTD работа через силу ведет к снижению КПД. Часто это падение настолько критическое, что лучше будет не работать совсем.
Сделайте планы гибкими
В системе GTD нет жесткой привязки к приоритетности и дедлайнам. Звучит довольно странно и даже немного конфликтует с названием метода.
Идея в том, что жесткие рамки создают стресс и излишне нагружают психику. В простых ежедневных задачах стоит отказаться от жесткого планинга. Используйте простые напоминания о том, что нужно выполнить.
Так GTD позволяет быть готовым к изменениям и помнить о взятых обязательствах. Ведь ни один план не выполняется на 100%.
Начинайте планирование с малого, декомпозируйте
Большие проекты привлекают нас. И пугают. А ведь кроме них есть еще и рутинные дела.
Поэтому, сначала фиксируйте повседневные задачи, затем разбивайте больше проекты на более мелкие действия. Представляя сценарий работы и понимая объем рутины, вы будете меньше волноваться и больше действовать.
Ведите список действий по срочности
Список действий нужно формировать по их срочности. Например, если вам в течение дня нужно забрать ребенка из школы, ответить на письма, сдать отчет и провести встречу, логично расположить действия с привязкой ко времени. Расставив их заранее, вы охватите все сферы и не будете напряженно думать, за что взяться сначала!
Заключение
Внедрение системы Getting Things Done в вашу жизнь само по себе тянет на большой проект. Начать можно с прочтения книги или даже этой статьи.
Для планирования задач подойдут:
- Trello;
- Todoist и пр.
Эти сервисы доступны в браузере и в мобильных приложениях.
Система GTD подойдет для фрилансеров, руководителей и современных офисных работников. Давайте доводить дела до конца и жить!