Онлайн общение играет все большую роль в деловом взаимодействии. В 2020 году с его пандемией и прочими потрясениями это особенно заметно. По опыту общения с фрилансерами, заказчиками и партнерами из разных стран мы предлагаем несколько правил digital этикета, которые могут сделать общение легче и продуктивнее.
Дисклеймер. Некоторые из этих правил придуманы ранее, некоторые выработаны на личном опыте. Материал — скорее приглашение к дискуссии. Итак, начнем…
Даже если вы и ваш контрагент давние сторонники удаленного формата работы, помните, что у рабочего времени есть границы. Сразу оговорите, в какие часы вы общаетесь на рабочие темы, а когда нет.
Если ваше общение происходит через мессенджеры, постарайтесь использовать функцию отложенных сообщений. А лучше просто не пишите после оговоренного часа. Так вы не создадите дискомфорта вашему коллеге, клиенту или заказчику и обозначите, что ваше личное пространство тоже стоит уважать.
Помните, что в правила должны соблюдать обе стороны. Перед отправкой сообщения обязательно спросите себя: а что будет если я напишу завтра утром?
Также рекомендуем читать: Как писать тексты без опечаток?
Сведите телефонные звонки к минимуму
Разговор по телефону отвлекает на себя практически всё внимание. А это ценнейший ресурс в эпоху digital экономики. От возможности сконцентрировано работать зависит продуктивность специалиста и команды в целом. Сейчас все больше людей принимают правило: о созвонах по телефону, Skype и Zoom договариваться заранее. Это важно еще и потому, что к разговору нужно подготовиться, фиксировать его результаты в письменном виде.
Начиная взаимодействие с партнером, клиентом, исполнителем, оговорите ваш подход к телефонным звонкам. По опыту автора: с любителями долгих и частых телефонных разговоров работать будет сложно.
Аудиосообщения - только в крайнем случае
Сообщения голосом лучше отправлять только по согласованию. Да, часто проще наговорить 10 — 15 секунд, чем писать. А теперь подумайте о человеке, который должен послушать ваше сообщение. Возможно, он в коворкинге, работает в кафе или просто в офисе затеяли ремонт. Есть десятки причин, почему прослушивание аудио сообщений может быть неудобно. Поэтому, наговаривайте послания только по предварительному согласию получателя.
Кстати, в Telegram есть @VoiceMsgBot, который переводит голосовые сообщения в текст. Очень полезный сервис и компромиссное решение.
Пишите 1 сообщение, а не 10 мелких
Почему это важно? Назовем две причины, по которым появилось правило. Во-первых, практически во всех мессенджерах есть всплывающие окна или звуковые уведомления. Теперь представьте себе картину, когда вместо одного звоночка вам приходит 5-10, а экран заполняется всплывающими окнам до середины. Правда неприятно?
Следующий момент — уважение. Дробные сообщения говорят человеку о том, что его время не ценят, задачи, которые ему ставят, не обдумывают и т. д. Четкий, ясный запрос, предложение воспримут иначе, чем паническую цепочку из десяти сообщений по одному слову.
Сразу договаривайтесь о регламенте оплаты
Процессы взаимодействия с исполнителями могут быть построены по-разному. Особо ценятся заказчики, которые сразу говорят в какие сроки выплачивают инвойсы и уточняют другие важные для фрилансера детали.
Не отправляйте реквизиты и контакты скриншотами
Это безумно неудобно для принимающей стороны. Поэтому в знак уважения к человеку, напишите все текстом.
Пароли и логины - только в секретных чатах
Чтобы обеспечить сохранность конфиденциальной информации, используйте сообщения с автоудалением или удаляйте их вручную. Это можно делать когда получатель подтвердит, что информация сохранена.
На онлайн конференциях включайте камеру
Это помогает поддерживать себя в форме и чувствовать хотя бы отчасти привычное человеческое общение. В 2020 году, правило камеры особенно важно.
Кстати, с помощью сервиса Snap Camera можно заменить фон, который будут видеть ваши собеседники. А вот про одежду и презентабельность внешнего вида пока придется заботиться своими силами.
А какие правила добавили бы вы? Делитесь статьей, если она была полезна и интересна.