Японский кайдзен подход применяют во всем мире уже несколько десятков лет. Ключевая идея этого подхода: постоянно улучшать компанию и ее результаты. Для этого нужно менять мышление каждого члена команды: от администратора на ресепшн до CEO. Еще два кита, на которых стоит система: бережливое отношение к ресурсам и открытое управление рабочим процессом.
Будет интересно разобраться в основных понятиях системы, принципах ее работы и отличиях от европейского подхода.
Также рекомендуем: Что такое клиентоориентированность?
Кайдзен — базовые понятия, словарь
Само слово кайдзен можно перевести как «изменения к лучшему». Это совершенствование должно быть постоянным, ежедневным. Сейчас принципы кайдзен используют Siemens, Bosch, Toyota, Mitsubishi Electric и тысячи других компаний во всех сферах бизнеса на всех континентах.
Гемба — пространство, где происходит производство, создается ценность для клиента. Это может быть мастерская, точка продажи, цех, учебный класс. Руководители и менеджеры должны максимум времени проводить на гембе.
Голос клиента — для компании жизненно важно его слышать. Услышав запрос клиента, важно его удовлетворить. Довольный клиент приводит еще одного с собой, а вот недовольный забирает двух, а иногда и больше.
Принцип PDCA — эта идея появилась в кайдзен сравнительно недавно, когда методология распространилась в другие страны. Все процессы должны быть цикличны. Они включают:
- планирование (P);
- действие (D);
- проверку (C);
- корректировку и повторное действие (A).
Во внедрение кайдзен вовлекаются все сотрудники и все отделы компании. Этот подход проникает во все процессы и направления деятельности бизнеса. Только так внедрение будет полноценным и даст эффект.
Другие принципы философии кайдзен
Какие ещё идеи включает кайдзен?
- Ключевая задача — удовлетворить потребности клиентов. Поэтому никакого спонтанного производства и огромных запасов заготовок, материалов, полуфабрикатов. Производить то, что нужно и столько, сколько нужно.
- Возникающие проблемы важно сразу замечать, признавать и решать. При этом не стоит публично искать и называть виноватых. Совещания и мозговые штурмы лучше устраивать с сотрудниками, которые столкнулись с проблемой первыми.
- Лидер, руководитель должен быть на гембе максимум времени. Так он быстро заметит проблемы и точки роста для компании.
- Сотрудники должны знать максимум о том, что происходит в бизнесе, в каком состоянии компания. Это увеличивает их вовлеченность, усиливает чувство ответственности за результат.
- Качество услуг или продуктов в приоритете. Если для улучшения качества нужно чем-то жертвовать, на эти жертвы идут.
- Высокие показатели становятся стандартом. Постепенно, с улучшением результатов, то, что было прорывом, принимают за норму. После этого сотрудники должны по возможности снова поднимать планку.
- Мотивация достигать результата. Обязательно предусмотреть вознаграждения для сотрудников, которые внесли ценные идеи, достигли других серьезных успехов.
Можно выделить и другие идеи. Но для начала важно понять, что кайдзен подход означает фокус не на быстром успехе, а на непрерывном улучшении, росте и прогрессе.
Что делать для внедрения кайдзен в планирование и работу?
Как принципы кайдзен воплощаются в работе каждого человека и компаний? Есть несколько рекомендаций, которые помогут следовать этой идеологии.
Сортируйте, уберите лишнее!
Составьте список того, что мешает вашей эффективности. Постепенно устраняйте эти факторы. По принципам кайдзен, каждый должен выполнять только свою работу. Какие-то действия можно передать другим или сократить по времени (проверку сообщений, ответы на них).
Пример: во многих компаниях стоимость работ услуг просчитывают менеджеры по продажам, хотя более логично поручить это бухгалтерии.
Пересмотрев все рутинные действия, вы обязательно найдете много точек для мелких изменений.
Структурируйте, создавайте порядок
Избавившись от лишних дел, оптимизируйте рабочий процесс. Расставьте дела в правильном порядке. В период перестройки фиксируйте, сколько времени занимает решение каждой задачи.
Проанализировав записи, вы увидите, на что тратите больше времени, как еще можно улучшить процесс. Желательно сделать такие ревизии регулярными. Каждый раз вы будете видеть, что можно улучшить и насколько эффективны предыдущие обновления в вашем рабочем процессе. Очень скоро вы найдете промежутки времени, в которые вы наиболее продуктивны. Старайтесь планировать самые важные дела именно на эти часы.
Делайте уборку
По принципам кайдзен, в конце рабочего дня нужно делать уборку, на рабочем месте и в голове. Коротко подведите итоги, отметьте, что удалось и что нет. Подумайте о том, что можно улучшить. И забудьте о делах до завтрашнего утра, когда начнется новый рабочий день. Разделение рабочего и личного времени вытекает из трех ценностей кайдзен: чистоты, порядка и аккуратности.
Реализуйте идеи
Обязательно реализуйте все свои замыслs и проверяйте их на практике. Постепенное внедрение небольших изменений не так затратно, дает возможность оценить эффект от каждой новации, отобрать лучшие из них.
Отличия кайдзен от подхода к бизнесу в странах Восточной Европы
В чем разница между бизнесом по-японски и тем, как ведут дела европейские предприниматели?
- Фокус не на том, чтобы обойти конкурента, а на процессе завоевания и удержания своих клиентов.
- Нужно ориентироваться на качество процессов. Тогда и результат будет на высшем уровне.
- Кайдзен предлагает искать не виновного в проблеме, а способ ее устранения.
- Японский подход к бизнесу базируется на идее мелких непрерывных изменений. Они менее затратны и проще внедряются. При этом кайдзен не отрицает скачков вперед. Но в этой философии любой скачок скорее неожиданно удачное мелкое изменение.
- Производство, маркетинг и продажи в кайдзен не конфликтующие отделы, а система, которая работает на одну цель.
- Сотрудники, их знания — основной актив, а не статья расходов.
Перестройка бизнеса по новым принципам может показаться слишком сложной и длительной, но опыт сотен компаний с многомиллионными прибылями говорит, что попробовать стоит.
Возможно, вы выберете не кайдзен, а другой подход к управлению и развитию бизнеса. Но 100% стоит быть открытыми к изменениям и новым идеям!